Adab menggunakan telefon
Adat penggunaan telefon ialah etika yang perlu anda ikuti apabila berbual melalui telefon semasa bekerja. Mungkin ada lain-lain etiket yang perlu anda ikuti tetapi yang paling mudah untuk anda ingat sepanjang masa ialah pastikan anda sentiasa bersopan bila bertutur dengan siapa sahaja di telefon.
- Kawal nada suara – Sentiasa pastikan apabila bertutur menggunakan telefon anda mengawal nada suara anda agar tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Jika nada suara terlalu rendah suara anda mungkin tidak jelas atau sukar difahami oleh pihak lain. Jika nada yang anda digunakan terlalu tinggi anda mungkin akan kedengaran seperti menjerit-menjerit atau lebih buruk jika pihak lain menganggap yang anda sedang marah atau menengking mereka. Oleh itu anda perlu pastikan yang anda senantiasa kawal nada suara anda semasa bertutur.
- Jaga tempo pertuturan – Selain dari kepentingan mengawal tempo suara anda juga perlu pastikan yang tempo pertuturan anda tidak terlalu perlahan atau terlalu laju. Jika terlalu perlahan ini akan membosankan mereka yang bertutur dengan anda oleh kerana mereka terpaksa menunggu anda menghabiskan ayat-ayat anda. Jika terlalu laju pula maka pihak lain tidak dapat memahami apa yang anda pertuturkan. Sama juga seperti dalam mengawal nada suara, anda boleh juga bertanya dengan pihak yang sedang bertutur dengan anda itu samaada tempo pertuturan anda itu sesuai atau tidak. Dengan cara ini anda dapat pastikan yang pertuturan anda dapat difahami oleh pihak lain. Jika anda bertutur terlalu laju pemanggil mungkin akan membuat anggapan yang anda terlalu sibuk atau tertekan dan panggilan mereka tidak penting untuk anda, ataupun anda ada hal lain yang lebih penting dari mereka.
- Sebut dengan jelas – Bila bertutur di telefon pastikan anda menyebut setiap perkataan itu dengan betul dan jelas. Kadang-kadang dalam menggunakan telefon suara anda mungkin tidak lah sejelas bila berbual secara berdepan. Oleh itu pastikan yang anda menyebut setiap perkataan itu dengan jelas agar pihak lain boleh mendengar apa yang anda pertuturkan dan untuk mengelakkan berlaku sebarang silap faham akibat sebutan yang tidak jelas.
- Telefon pada waktu yang sesuai – Bila menelefon pihak lain samaada di pejabat ataupun kediaman pastikan yang anda membuat panggilan pada waktu yang sesuai. Kalau menelefon ke pejabat jangan menelefon terlalu awal ataupun terlalu lewat. Kalau boleh semak bila waktu operasi mereka.
- Beri perhatian penuh – Kita juga mungkin pernah mengalami situasi di mana bila kita menelefon orang lain kita boleh dengar bunyi orang sedang menaip ataupun orang itu kadang-kadang turut berbual dengan orang lain semasa berurusan dengan kita. Adalah biadap dan tidak berhemah jika kita tidak memberi perhatian kita yang sepenuhnya semasa bertutur di telefon.
- Jawab panggilan dengan segera – Jawab panggilan pada kadar yang sesuai. Tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat. Jika anda terlalu awal menjawab seperti hanya selepas satu deringan anda mungkin akan mengejutkan pemanggil. Jika anda terlalu lambat menjawab pula, pemanggil mungkin akan hilang minat ataupun mungkin terus meletakkan telefon sebelum anda sempat menjawab panggilan mereka.
- Gunakan butang menunggu atau hold button – Bila anda menyambungkan panggilan pastikan anda memberitahu pemanggil yang anda akan sambungkan pangilan itu dan selepas itu jangan lupa gunakan butang menunggu.
- Jangan menyampuk – Walaupun ketika berbual di telefon anda tidak bersemuka dengan pemanggil pastikan yang anda tidak menyampuk perbualkan mereka. Menyampuk ketika berbual di telefon dianggap lebih biadap dan tidak berhemah dari ketika berbual secara berdepan, dan ini boleh menyetopikkan pemanggil menganggap yang anda tidak menghargai atau tidak mempercayai apa yang mereka sedang perkatakan.
- Berhemah walaupun pemanggil silap nombor – Walaupun pemanggil telah tersilap nombor ataupun tersilap jabatan anda masih perlu bersikap bersopan santun dan berhemah. Ada kemungkinan mereka telah diberi sambungan yang salah oleh operator ataupun oleh rakan sekerja anda. Jika boleh, cuba dapatkan nombor yang sebenarnya. Mereka akan amat menghargai usaha anda itu dari asyik disambungkan ke sana sini.
- Aktifkan sistem pesanan peti suara anda bila perlu – Jika organisasi anda ada menyediakan sistem pesanan peti suara pastikan anda mengaktifkannya sebelum anda bercuti ataupun jika anda tidak akan berada di tempat anda untuk jangkamasa yang panjang. Dengan cara ini ia akan memudahkan pemanggil meninggalkan pesanan untuk anda.